国際課留学生交流係
2024.03

2024年度JASSO海外留学支援制度(協定派遣・協定受入)学内手続き一覧

Procedures for FY 2024 JASSO scholarship for exchange programs


プログラム担当教員等を通じて、留学生交流係に申請を行って下さい。留学生交流係から学生本人にJASSOの手続きについてご連絡します。
下記の記載内容に従って、渡航前・渡航中・渡航後に必要な書類について、期限を厳守して提出して下さい。
奨学金は、渡航を開始してから毎月の在籍確認後に指定口座へお振込みします。
渡航前・渡航中にJASSO協定派遣奨学金の受給要件を満たさなくなった場合、奨学金の支給ができなくなりますので十分ご留意下さい。
要件についてはこちらをご確認下さい。

※ JASSOのWebページへのリンク
2024年度海外留学支援制度(協定派遣)のページ

1.プログラム担当教員が行う手続

必要書類締切提出方法等
支給対象者希望リスト派遣学生が決まり次第すぐに
※遅くとも派遣開始月2ヶ月前の10日まで
例) 6/25派遣= 4/10まで
必要事項(学生氏名、派遣先国・期間、プログラム期間、学生メールアドレス)を、
留学生交流係( ryugakusei-k@office.uec.ac.jp )までお知らせください。
※締切から遅れる場合は、事前に必ずご相談ください。(支給ができなくなる場合があります)
※成績係数の計算を事前に希望する場合は、学籍番号と氏名のみ先にお送りください。
※その他に必要になる手続き等が発生しましたら、都度ご連絡いたします。


2.電気通信大学生(派遣)が行う手続

※下記の書類・ファイルの提出先はすべて留学生交流係です。
(東2号館117室; exchange@office.uec.ac.jp )
必要書類締切提出方法等
電通大様式: 振込口座届渡航3週間前迄
必ず学生本人名義の口座を登録してください。
大学へ「振込口座届」を提出したことがない方、不明な方は、新規に提出してください。メールでファイル提出可。PDF・写メ可。
(TA/RAで人事労務課に提出済、旅費謝金で経理調達課に提出済みの場合は不要です。)※大学からの支払いは全て同一口座への振込となります。
様式C-2: 在籍確認書(学生用)データ:(渡航初月)渡航後すぐ
(翌月以降)毎月4日迄
※4日以前に帰国する場合は、帰国前

原本:帰国後1週間以内
※登録者番号は派遣月前月の下旬までに、留学生交流係からメールで通知します。
(8月渡航であれば、7月下旬にお知らせ)
※渡航中は在籍確認書を毎月提出する必要があります。
(渡航前)必要事項に入力し、派遣月数分印刷したものを派遣先に持参(推奨)
※渡航先で必ずPCやエクセルが使える環境とは限らないため、紙媒体を印刷して持って行くことを推奨します。
(渡航後)提出日を記入し、写メ・スキャンPDF・エクセルファイル等のいずれかで電子メールで送付(写メやPDFは、PC・印刷に耐えうる画質になるよう注意)。原本は帰国まで保管。
※「提出日=メールの送信日以前」となるように注意してください。
(帰国後)原本を留学生交流係まで提出してください。

※毎月4日までに提出した学生に対して、25日(土日祝日の場合は翌営業日)に支払を行います。
事前の連絡なく、提出が遅れた学生は支給することができない場合があります。
様式H-1: 留学前・留学後報告書(学生用) 渡航1週間前まで/
帰国後1週間以内
「渡航前」「帰国後」の両タイミングで作成し、エクセルデータをメールにて提出。
 ※ 提出時はファイル名を「登録者番号(氏名)_様式H-1」と変更すること。
 ※ 適切な回答がない場合も「特になし」等を記入し、空欄を作らないでください。
「JASSO渡航支援金」の申請に必要な書類一式(JASSO募集要項から抜粋)

※ 様式R-2:独立生計者 収入・支出確認書
(渡航支援金の対象者且つ独立生計者のみ)


※ 様式R:生計維持者申告書
(渡航支援金の対象者のみ)
※渡航支援金の家計基準内で、渡航支援金を希望する場合のみ
渡航開始月の2か月前の10日まで
(例:8月30日出発 →6月10日まで、
9月1日出発 → 7月10日まで)
家計支持者の所得金額が以下の基準内の場合は、渡航費としてJASSOから追加で16万円を受給することができます。
1.給与所得のみの世帯) 年間収入金額(税込)が300万円以下
2.給与所得以外の所得を含む世帯) 年間所得金額(必要経費等控除後)200万円以下

上記の基準に該当し、渡航費支援を希望する場合は、事前に留学生交流係へ相談の上、「JASSO渡航支援金」の申請に必要な書類一式を確認し、自身が該当する書類を提出してください。

※2024年度派遣学生は、原則2024 年度所得証明書で、家計基準を満たしているか確認してください。ただし、2024年 6月頃までに派遣学生として登録する者で、2024年中の所得証明書の発行が間に合わない場合は、2023年中の所得証明書で詳しくは、留学生交流係に問い合わせてください。

※締切を過ぎることが判明した場合は、すぐに留学生交流係へご連絡ください。
※別途、指導教員や留学生交流係から指示があった場合は、そちらに従ってください。
※提出先・および問い合わせ先はすべて留学生交流係です。( exchange@office.uec.ac.jp )

3.海外の大学等に在籍する学生(受入)が行う手続 / For Inbound students

*Documents listed below must be submitted to International Student Office (ISO).
(East 2 Building room 117; iso@office.uec.ac.jp )
必要書類 Documents締切 Deadline提出方法等 Submission
Bank account in Japan銀行口座作成次第
As soon as you open bank account in Japan
After you open a bank account in Japan, submit your bank account information to ISO in order to receive scholarship.
Submit a photo copy of your bank book to ISO.
様式C:在籍確認及び受領確認簿
(留学生交流係で用意します)
Sign form C: Confirmation of Attendance at the ISO counter.
来日月: 来日3営業日以内
その後: 毎月4日迄

Arrival month As soon as arriving at UEC
Later month:By the 4th of each month
1.締切までに留学生係へ来て、様式Cにサインしてください。その後、支給手続きをします。
2.毎月25日〜月末までに、奨学金を受け取るために留学生交流係へ来てください。奨学金を受け取ったら、もう一度サインする必要があります。

1. Come to ISO (E2 building, 117) by the deadline, we need your signature for the procedures to prepare your scholarship.
2. Come to ISO between 25th and the end of the month to receive your scholarship. When you receive the scholarship, you must sign again.

様式H-1 :受入学生 留学前・留学後報告書 FormH-1_:Completion Report 帰国後1週間以内
Within 1 week after returning to your country
「渡航前」「帰国後」の両タイミングで作成し、締切迄にエクセルデータをメールにて提出。
※ 適切な回答がない場合も「特になし」等を記入し、空欄を作らないでください。

Fill in the form (only 1st sheet "Form H-1(for students)") and submit it by following the steps below.
0. There are two parts, "Pre-arrival Questionnaire" and "After the program Questionnaire".
1. Fill in the "before arrival part" of the questionnaire BEFORE coming to Japan.
2. Sumit it to ( iso@office.uec.ac.jp ) before coming to Japan.
3. Fill in the "after returning home part"of the questionnaire AFTER completion of the program.
4. submit it to ( iso@office.uec.ac.jp ) within one week after going back to your country.
* DO NOT Leave any cells blank. Enter "N/A" if you have no answer for the question.
在籍大学の成績証明書
Official TRANSCRIPT at your university that includes credits for this short exchange program
帰国後6か月以内
Within 6 months after returning to your country
*重要* 今回の来日プログラムについて、単位が付与されたことがわかる成績証明書を入手次第すぐにPDFを添付してメールで送ってください。
[IMPORTANT] When you obtain official transcripts with your credits accredited for participating in this short exchange program, submit a copy of them via E-mail.

※締切を過ぎることが判明した場合は、すぐに留学生交流係へご連絡ください。
* Contact ISO if you cannot submit the documents by the deadline.
※別途、指導教員や留学生交流係から指示があった場合は、そちらに従ってください。
* If you get other instructions or additional information from your supervisor or office staffs, follow the instructions regardless of the information listed here.
※提出先・および問い合わせ先はすべて留学生交流係です。( iso@office.uec.ac.jp ,東2号館117室 )
* Submission & Contact Information : International student office ( iso@office.uec.ac.jp , E2 building, 117 )